پروپوزال جامع نرم‌افزار تحت وب مکاتبات اداری الکترونیکی بنگاههای اقتصادی

مقدمه

با گسترش فناوری اطلاعات و نیاز روزافزون سازمان‌ها به ابزارهای الکترونیکی برای مدیریت مکاتبات و اطلاع‌رسانی، سامانه‌های تحت وب نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمانی ایفا می‌کنند. این پروپوزال به معرفی یک نرم‌افزار جامع برای مدیریت مکاتبات اداری الکترونیکی آموزشگاه‌های آزاد می‌پردازد که علاوه بر امکانات مکاتبات، ابزارهایی برای اطلاع‌رسانی و مدیریت محتوا را نیز فراهم می‌کند.

اهداف سامانه

1. تسهیل فرآیندهای مکاتبات اداری و کاهش هزینه‌های سازمانی.
2. ایجاد بستری متمرکز برای انتشار اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها و مستندات.
3. مدیریت پیشرفته کاربران و دسترسی‌ها بر اساس نقش‌ها.
4. افزایش شفافیت و سرعت در پیگیری مکاتبات و فعالیت‌ها.

امکانات سامانه

1. امکانات اصلی مکاتبات اداری

• ثبت مکاتبات: قابلیت ثبت نامه‌ها، درخواست‌ها و اسناد.
• صدور و ارسال مکاتبات: امکان ارسال مکاتبات به واحدهای مرتبط.
• دریافت و ارجاع مکاتبات: مدیریت دریافت و ارجاع مکاتبات به افراد یا بخش‌های دیگر.
• بایگانی دیجیتال: ذخیره و دسته‌بندی مکاتبات برای دسترسی آسان در آینده.
• جستجوی پیشرفته: امکان جستجو بر اساس تاریخ، کلمات کلیدی یا شماره مکاتبه.
• کد رهگیری یکتا: اختصاص کد رهگیری به هر مکاتبه برای پیگیری دقیق.

2. امکانات اطلاع‌رسانی و مدیریت محتوا

• تابلو اعلانات (اطلاعیه‌ها و بخشنامه‌ها):
  • امکان درج اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها.
  • نمایش اطلاعیه‌ها به صورت عمومی برای تمامی اعضای سامانه.
• گالری تصاویر:
  • بارگذاری و نمایش مستندات تصویری از رویدادها و فعالیت‌های سازمان.
• تقویم مناسبت‌ها:
  • قابلیت ثبت و نمایش مناسبت‌ها و رویدادهای مهم.

3. مدیریت کاربران و دسترسی‌ها

• عضویت در سامانه:
  • کاربران باید ابتدا در سامانه ثبت‌نام کنند.
  • پس از عضویت، دسترسی به بخش‌های عمومی سامانه مانند اطلاعیه‌ها، گالری و مناسبت‌ها امکان‌پذیر است.
• دسترسی به مکاتبات:
  • برای انجام مکاتبات اداری، کاربران نیازمند تأیید و تخصیص مجوز از سوی مدیر ارشد سامانه هستند.

4. امکانات مدیریتی برای مدیر ارشد سامانه

• دسترسی کامل به امکانات سامانه:
  • گزارش‌های مکاتبات ارسالی و دریافتی.
  • مدیریت کاربران و اطلاعات آن‌ها.
  • ایجاد، ویرایش و حذف اطلاعیه‌ها، تصاویر گالری و مناسبت‌ها.
  • تعریف و مدیریت گروه‌های کاربری با سطح دسترسی‌های متنوع.
• گزارش‌دهی پیشرفته:
  • ارائه گزارش‌های جامع از فعالیت‌ها و مکاتبات.

هزینه‌های بهره‌برداری

• رایگان برای واحدهای اداری سازمان: تمامی امکانات سامانه برای واحدهای اداری سازمان بدون هزینه ارائه می‌شود.
• هزینه خدمات برای آموزشگاه‌ها:
  • آموزشگاه‌ها می‌توانند با پرداخت ماهانه 50 هزار تومان از خدمات سامانه استفاده کنند.

مزایای سامانه

1. کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه‌های مکاتبات کاغذی و زمانی.
2. بهبود شفافیت: امکان پیگیری دقیق مکاتبات و فعالیت‌ها.
3. مدیریت آسان: ابزارهای پیشرفته برای مدیریت کاربران، اطلاعیه‌ها و مکاتبات.
4. افزایش بهره‌وری: سرعت بخشیدن به فرآیندهای اداری و اطلاع‌رسانی.
5. انعطاف‌پذیری: قابلیت تنظیم دسترسی‌ها بر اساس نقش کاربران.

پشتیبانی و توسعه

این سامانه با پشتیبانی فنی مداوم و ارائه به‌روزرسانی‌های دوره‌ای برای بهبود کارایی و اضافه کردن امکانات جدید طراحی شده است. تیم پشتیبانی آماده ارائه خدمات به کاربران سامانه در تمام مراحل استفاده می‌باشد.

نتیجه‌گیری

این سامانه، یک ابزار ساده و کاربر پسند برای آموزشگاه‌های آزاد و واحدهای اداری سازمان است که علاوه بر تسهیل مکاتبات، نیازهای اطلاع‌رسانی و مدیریت محتوا را نیز پوشش می‌دهد. پیشنهاد می‌شود این پروپوزال تصویب شده و روند اجرایی آن آغاز گردد که از طریق آدرس اینترنتی https://portalma.ir   قابل دسترسی است.

 

نمونه قرارداد ارائه خدمات سامانه مکاتبات اداری الکترونیکی

این قرارداد فی‌مابین:

1. شرکت آموزش و پژوهش بیلگی سایار (به عنوان ارائه‌دهنده خدمات سامانه، که از این پس “ارائه‌دهنده” نامیده می‌شود) با شماره ثبت: 4607 به نشانی: ارومیه فلکه خیام و تلفن: 09144451769 و
2. نام آموزشگاه فنی و حرفه‌ای (به عنوان استفاده‌کننده از خدمات سامانه، که از این پس “آموزشگاه” نامیده می‌شود) به نمایندگی: آقا/خانم به شماره ملی:
   به نشانی:                                                                        و تلفن:

منعقد و به امضای طرفین رسید.

ماده 1 – موضوع قرارداد

ارائه خدمات سامانه تحت وب مکاتبات اداری الکترونیکی شامل امکانات مکاتبات، اطلاع‌رسانی و مدیریت محتوا به آموزشگاه، مطابق با ویژگی‌های ارائه‌شده در پروپوزال.

ماده 2 – مدت قرارداد

این قرارداد از تاریخ                                    به مدت یک سال شمسی معتبر است و در صورت رضایت طرفین، قابل تمدید خواهد بود.

ماده 3 – تعهدات طرفین

تعهدات ارائه‌دهنده:

1. ارائه دسترسی به سامانه و امکانات آن مطابق با توضیحات مندرج در پروپوزال.
2. پشتیبانی فنی و رفع اشکالات سامانه به‌صورت [آنلاین/حضوری] در مدت قرارداد.
3. به‌روزرسانی سامانه و ارائه امکانات جدید در صورت لزوم.
4. حفظ امنیت اطلاعات و حریم خصوصی آموزشگاه.

تعهدات آموزشگاه:

1. پرداخت به‌موقع مبلغ قرارداد مطابق شرایط مندرج در ماده 4.
2. رعایت قوانین و مقررات استفاده از سامانه.
3. معرفی نماینده مجاز برای پیگیری امور سامانه.

ماده 4 – مبلغ قرارداد و شرایط پرداخت

1. هزینه ماهانه استفاده از سامانه: مبلغ 50,000 تومان برای هر ماه به ازای هر آموزشگاه (با در نظر گرفتن تخفیف برای ثبت‌نام گروهی 500 آموزشگاه).
2. شیوه پرداخت :آموزشگاه موظف است مبلغ 600,000 تومان را به‌عنوان هزینه یک سال استفاده از سامانه، در ابتدای دوره به‌صورت کامل پرداخت نماید.

ماده 5 – فسخ قرارداد

1. هر یک از طرفین می‌تواند در صورت عدم اجرای تعهدات طرف مقابل، با اعلام کتبی یک‌ماهه، قرارداد را فسخ نماید.
2. در صورت فسخ قرارداد توسط آموزشگاه، مبلغ پرداخت‌شده مسترد نخواهد شد.

ماده 6 – حل اختلاف

در صورت بروز اختلاف، موضوع از طریق مذاکره بین طرفین حل‌وفصل می‌گردد و در صورت عدم توافق، موضوع به داوری ارجاع می‌شود.

ماده 7 – سایر شرایط

1. این قرارداد غیرقابل‌انتقال به اشخاص ثالث است.
2. تغییرات احتمالی در مفاد قرارداد باید به‌صورت کتبی و با توافق طرفین صورت گیرد.

این قرارداد در 2 نسخه تنظیم و به امضای طرفین رسید.

 

 

آموزشگاه خدمت گیرنده

شرکت ارایه کننده خدمت